В некоторых из наших предыдущих статей мы рассказывали о том, что такое моделирование бизнес-процессов (BPM) и каковы его оптимальные методы. В этой заключительной статье цикла мы поговорим о важности моделирования бизнес-процессов.
(1) Приведение операций в соответствие с новой бизнес-стратегией
Реализация или изменение бизнес-стратегии обычно требует внесения изменений в текущие операции и работу имеющих к ней отношение людей. По своей природе люди консервативны и склонны сопротивляться переменам. Таким образом, процессы, регламенты и люди, задействованные в реализации старой стратегии, могут оказать влияние на новую стратегию. Моделирование бизнес-процессов облегчает решение этой проблемы, поскольку оно:
- помогает менеджерам и руководителям поддерживать согласованность процессов, не забывая при этом об общей стратегии организации;
- обеспечивает соответствие оперативных задач и предпринимаемых членами команды действий общей стратегии организации. Если процессы и стратегии не согласованы, это нередко приводит к неудачам в процессе реализации, поскольку в этом случае общие цели организации не достигаются даже при правильном выполнении оперативных задач;
- помогает осуществлять реинжиниринг бизнес-процессов (BPR) путем анализа существующих процессов и их корректировки для повышения производительности: анализ бизнес-процессов помогает выявить проблемы и неэффективные аспекты, таким образом позволяя их усовершенствовать;
- обеспечивает гибкость процессов, способность оперативно их корректировать и сообщать об этих изменениях, чтобы активно использовать новые возможности компании или решать бизнес-задачи.
Модели бизнес-процессов помогают визуализировать процессы для принятия оптимального решения
(2) Повышение осведомленности о процессах
Одна из отличительных черт успешных компаний и команд заключается в наличии четкого представления о том, что они должны делать, как они должны это делать и какова роль каждого члена команды. Четкая коммуникация по операционным процессам имеет решающее значение для обеспечения бесперебойного функционирования команды. Моделирование бизнес-процессов позволяет документировать бизнес-процессы организации и обеспечивать осведомленность о них, поскольку:
- Моделирование процессов предлагает общий унифицированный язык и методологию для обеспечения осведомленности о процессах, а также передачи информации о процессах и механизмах принятия решений.
- Оно идеально подходит для обучения новых сотрудников и быстрой передачи знаний, поскольку с помощью подробного описания процесса любой новый член команды может очень быстро научиться соответствующим образом действовать в любой ситуации.
- Оно минимизирует потенциальную опасность оттока персонала, приводящую к потере знаний о бизнес-процессах.
- Оно помогает руководителям предприятий быстро и четко доносить свои идеи.
- Оно поддерживает процесс регламентирования организационных процессов.
- Оно позволяет задокументировать опыт команды.
(3) Повышение подоконтрольности и упорядочивание
Успешными являются организации и компании, которые гарантируют, что их бизнес-процессы и правила хорошо разработаны и что они последовательно применяются одинаково каждый раз. Контроль и последовательность этого процесса — залог успеха любой организации. Моделирование бизнес-процессов делает это возможным, помогая:
- формализовать существующие процессы, которые могут быть плохо регламентированы или которые со временем превратились в “неформальные знания”;
- последовательно выполнять процесс, ведь вместо того, чтобы полагаться на то, что сотрудники сами вспомнят, что должны делать, можно дать им подробную модель соответствующего процесса;
- принимать более эффективные решения, чтобы бизнес-пользователи не терялись в ненужных догадках, имея в руках официальный регламент предметной области;
- быстрее и лучше справляться с внештатными ситуациями;
- полностью соблюдать нормативные требования, обеспечивая соответствие процессов руководящим принципам компании и требованиям действующего законодательства;
- назначать ответственных лиц по соответствующим предметным областям;
- поддерживать такие инициативы по обеспечению соответствия, как методика “Шесть сигм”, ISO 9000
(4) Повышение операционной эффективности
- В современной деловой среде каждый бизнесмен и каждый руководитель хочет быть уверенным в том, что он извлекает максимум из имеющихся в его распоряжении ресурсов. Здесь нет места неэффективности и расточительности.
- Этапы моделирования и анализа процессов в рамках моделирования бизнес-процессов являются важнейшими инструментами для менеджеров и аналитиков, позволяющими обеспечить оптимизацию и точное выполнение процессов.
- Моделирование позволяет анализировать и понимать технологические процессы и находить возможности для дальнейшей оптимизации и повышения эффективности.
- Оно помогает выявлять потребность в оптимизации и сократить длительность технологического цикла.
- Оно повышает производительность имеющихся ресурсов и персонала, тем самым позволяет команде добиваться больших результатов с меньшими усилиями.
- Оно способствует проведению экспериментов без риска и стимулирует обмен идеями по улучшению процессов.
- Имитационное моделирование позволяет моделировать проекты процессов до их фактической реализации, благодаря чему удается минимизировать сбои.
- Оно поощряет мышление, направленное на постоянную оптимизацию самых важных бизнес-процессов для постепенного повышения операционной эффективности.
- Анализ процессов позволяет более эффективно использовать ресурсы.
(5) Получение конкурентных преимуществ
Все вышеперечисленные достоинства этого метода дают организации, которая нашла время и ресурсы на документирование, моделирование и улучшение своих бизнес-процессов, значительное конкурентное преимущество. Исследования многих потрясающе успешных компаний часто показывают, что ключ их успеха кроется не только в уникальных идеях или оптимальных бизнес-моделях, но и в постоянном совершенствовании бизнес-процессов при помощи их моделирования. Небольшие усовершенствования отдельных видов деятельности в рамках разных сфер приводит к повышению эффективности процесса в целом. Именно эти маленькие шаги помогают организациям работать эффективно и дают преимущество перед конкурентами. Вышеизложенные пункты подчеркивают важность моделирования бизнес-процессов для организации. На этом мы заканчиваем серию статей о моделировании бизнес-процессов. Мы искренне надеемся, что она помогла вам узнать о BPM что-то новое и что вы примените полученные знания на практике. Кроме того, у нас есть профессионально разработанные шаблоны моделирования, чтобы вы могли сразу же приступить к этому. Кликните здесь, чтобы начать создание любой сложной формы моделирования бизнес-процессов. Как обычно, если у вас остались вопросы, вы можете задать их в комментариях.
