Mudar é difícil. Especialmente no contexto de uma organização, mudanças podem interromper o status quo e levar a conflitos. Mas mudar é preciso. E para implementar mudanças de sucesso, você precisa ter uma estrutura adequada.
É aqui que entra em jogo o modelo de mudança de 8 passos de Kotter. Ele delineia como implementar sistemática e efetivamente a mudança em uma organização.
Este post explica em detalhes o modelo de mudança de 8 passos de Kotter, simplificando o processo de aplicação na sua organização.
O que é o Modelo de Mudança de 8 Passos de Kotter
O modelo de mudança em 8 passos de John Kotter é uma estrutura popular para implementar uma mudança organizacional de sucesso e é usado em muitos setores. Foi introduzido em seu livro “Liderando a Mudança”, que foi baseado em anos de pesquisa que revelaram que há apenas 30% de chance de implementar a mudança organizacional com sucesso.
A mudança pode vir como novas tecnologias, fusões e aquisições, novas estratégias, transformação cultural, etc.
Um pouco sobre Kotter
John P. Kotter, professor da Harvard Business School, é conhecido mundialmente como a autoridade em liderança e mudança.
Seu livro best-seller “Liderando a Mudança”, que discute os erros que muitas vezes as organizações cometem ao implementar a mudança e apresenta um processo em oito etapas para conseguir a mudança, é amplamente referido pelos gerentes como a bíblia da mudança em todo o mundo.
Quais são os 8 Passos do Modelo de Mudança de Kotter
Implementar mudanças nem sempre é fácil. As barreiras podem surgir de várias formas: falta de trabalho em equipe ou liderança, culturas rígidas no local de trabalho, atitudes arrogantes, medo humano geral, etc e podem atrapalhar qualquer projeto de implementação de mudança.
Kotter destaca 8 passos que as organizações devem seguir para superar tais desafios e colocar em prática, com sucesso, mudanças em larga escala. Seguindo estas etapas, a organização não só estará preparada, mas também empenhada em abraçar as mudanças.
Criando um Sentido de Urgência
O processo deve começar estabelecendo um sentido de urgência tanto entre os gestores como entre os funcionários. Todos os envolvidos devem sentir a necessidade de mudança ou que a mudança é fundamental para o crescimento organizacional. Sem o seu apoio, será difícil manter a dinâmica da iniciativa de mudança e alcançar uma transformação duradoura.
O objetivo desta etapa deve ser preparar os funcionários para a próxima mudança e motivá-los a oferecer a sua contribuição.
Para que este passo seja bem sucedido, cerca de 75% da gerência da organização deve apoiar a iniciativa de mudança. A fim de criar um ambiente onde todos estejam cientes do problema existente, é preciso:
- Identificar as ameaças e oportunidades existentes que afetam a organização. Aqui você pode usar uma análise SWOT com a equipe. Com base nisso, você pode então desenvolver cenários futuros retratando o que poderia acontecer.
- Discutir abertamente com os funcionários sobre o que está acontecendo e por que a mudança é necessária neste momento
- Criar um fórum para falar sobre as questões, ameaças e as possíveis soluções
- Pedir o apoio das partes interessadas e de especialistas do setor para apoiá-lo em sua decisão
Crie uma União Orientadora
Este passo é dedicado a reunir uma equipe competente com as habilidades, qualificações, reputações, conexões e poderes suficientes para proporcionar liderança aos esforços de mudança e influenciar as partes interessadas.
O tamanho da equipe irá variar de acordo com a natureza da mudança proposta. No entanto, uma equipe eficaz deve incluir os seguintes apoiantes,
- O patrocinador: geralmente é um executivo sênior que será responsável pela iniciativa de mudança. Suas responsabilidades incluem fornecer apoio a nível executivo e os recursos necessários para realizar a iniciativa de mudança.
- A equipe de orientação sênior: os membros aqui são selecionados pelo patrocinador. É composto por indivíduos (líderes) com autoridade suficiente na área para tomar decisões e reunir os recursos e apoio relevantes para o projeto. A equipe será responsável por desenvolver a visão e as estratégias, fornecer os recursos, remover obstáculos, orientar a organização durante o processo, resolver conflitos e se comunicar com as partes interessadas.
- Equipe de orientação: inclui pessoas de alta credibilidade e respeito, que representam os grupos de interesse da organização que têm um interesse na mudança. O seu papel é comunicar a visão e orientar a organização ao longo do processo.
- Equipes de mudança: estes são os grupos de gestores e supervisores cuja responsabilidade é assegurar que as tarefas sejam concluídas com sucesso e dentro do prazo. Eles também desempenharão um papel no desenvolvimento e na implementação do programa de mudança.
Uma vez reunida uma equipe, concentre-se em estabelecer metas claras e desenvolver um ambiente de confiança e compromisso. Uma equipe eficaz deve.
- Ter uma compreensão comum da necessidade de mudança
- Ter um entendimento comum da missão e propósito da equipe, assim como as metas e objetivos que ela está tentando alcançar
- Ter uma ideia clara sobre os papéis e responsabilidades uns dos outros, bem como sobre as medidas de desempenho
- Compreender os riscos e desafios associados à iniciativa de mudança e os fatores de sucesso
- Ter processos claros para medir o sucesso, tomar decisões, rastrear questões e resolver conflitos
- Ter canais de comunicação claros
Desenvolvendo Visão e Estratégias
O objetivo deste passo é criar uma visão sensata para dirigir a iniciativa e desenvolver estratégias eficazes para ajudar a equipe a alcançá-la. Ele ajuda a criar uma imagem de como será o futuro da organização uma vez que a mudança seja implementada.
A visão certa ajuda a alcançar a mudança com sucesso, inspirando e orientando as ações e decisões da equipe. Deve também definir metas claras e realistas para ajudar a medir facilmente o sucesso e apelar ao interesse das partes interessadas da empresa.
Para estabelecer uma visão clara e atrativa é preciso,
- Alinhá-la com valores centrais para a organização e a iniciativa de mudança
- Aceitar as ideias dos funcionários ao desenvolver a visão
- Certificar-se de que pode ser comunicado facilmente e que é fácil de entender por todos
- Incorporar dados tais como previsões, dados de pesquisa de mercado, tendências comerciais, etc.
- Certificar-se de que é simples o suficiente para ser explicado em cinco minutos ou menos
Comunicando a Visão da Mudança
Neste passo, o foco está em comunicar de forma eficaz a visão e as estratégias de forma a encorajar o resto da organização a aceitar e apoiar a iniciativa de mudança.
O objetivo aqui é capturar os corações e mentes dos funcionários; levá-los a fazer sacrifícios para apoiar a mudança, levá-los a acreditar que a mudança é possível e que os benefícios resultantes são para os melhores para organização, assim como para eles mesmos.
Para fazer isto de forma eficaz,
- Comunique a visão e as estratégias com a maior frequência possível, incorporando-a na tomada de decisões diárias, na resolução de problemas e nas ações
- Faça o que você falar. É importante que a alta gerência demonstre o comportamento ideal que espera do resto dos funcionários
- Encoraje o feedback dos funcionários e aborde as suas ansiedades, problemas, raiva e preocupações de forma aberta e honesta
- Use palavras simples ao comunicar a mensagem para evitar confusão e dúvida
- Faça uso de todos os canais de comunicação organizacional para divulgar a palavra. Isto pode incluir plataformas que variam desde e-mails e newsletters até à intranet da empresa
Remova Obstáculos para a Ação
Ao implementar mudanças em toda a organização, podem ocorrer obstáculos com frequência. As barreiras podem vir na forma de processos insuficientes, resistência à mudança por parte dos próprios funcionários, desmotivação dos gestores, políticas organizacionais e sua estrutura, etc.
E nessa etapa, a união orientadora e a alta gerência devem se concentrar na remoção de tais obstáculos que bloqueiam o caminho da organização para alcançar a visão de mudança.
- Compreenda claramente as barreiras dentro da organização que estão bloqueando a implementação da mudança. A união orientadora, que consiste em funcionários com diferentes conhecimentos, pode ajudar nesta etapa. E a comunicação aberta com funcionários e partes interessadas também pode ajudar a identificar as barreiras.
- Certifique-se de que os processos organizacionais, estruturas, políticas, sistemas de recompensa, etc., estejam alinhados com a nova visão de mudança.
- Reconheça e contemple os funcionários que trabalham ativamente na implementação da mudança
- Capacite os funcionários para darem o seu melhor e enfrentarem os desafios com sucesso, dando-lhes o treinamento, o coaching e o mentoreamento necessários.
Consiga Ganhos a Curto Prazo
Conseguir uma transformação real completa pode levar tempo. Passar tanto tempo sem nenhuma vitória para comemorar pode desencorajar os funcionários. Para manter a dinâmica e incentivar os funcionários a continuar apoiando a iniciativa, é importante ter metas de curto prazo a serem atingidas e comemoradas no início do processo de mudança.
Uma vitória a curto prazo é uma melhoria organizacional que pode ser implementada em um curto período de tempo. Uma vitória tão rápida deve ser visível em toda a organização, inequívoca e relacionada com a iniciativa de mudança.
- Identifique ganhos viáveis a curto prazo; por exemplo, isto pode incluir esforços que podem ajudar a reduzir custos, melhorar processos, aumentar o lucro, etc. É importante considerar cuidadosamente os prós e os contras do alvo que você selecionar, pois falhar em um objetivo inicial pode desencorajar a equipe.
- Divida o projeto de mudança em partes menores com metas de curto prazo
- Reconheça e contemple aqueles que são responsáveis por estas vitórias rápidas para encorajar outros funcionários também
Construa sobre a Mudança
Este passo tem tudo a ver com a sustentabilidade da implementação da mudança, assegurando que as equipes estejam trabalhando persistentemente para alcançar a visão de mudança enquanto medem o progresso. É importante garantir que a equipe não declare a vitória prematuramente após algumas vitórias rápidas.
Para continuar o impulso da mudança,
- Após cada vitória, identifique o que funcionou e o que correu mal para decidir o que precisa de ser melhorado
- Consolide os ganhos com as vitórias rápidas e continue a trabalhar na implementação de mudanças maiores em toda a organização
- Identifique e remova processos e interdependências desnecessários
- Continue a comunicar a visão e a proporcionar benefícios
Faça a Mudança Ficar
Nesta etapa, os líderes da mudança trabalham para fomentar uma nova cultura onde a mudança possa permanecer. Isto inclui a mudança de normas e valores organizacionais, processos, sistemas de recompensa e outros elementos de infra-estrutura para garantir que tudo se alinhe com a nova direção.
Para implementar a mudança com sucesso,
- Discuta a importância das novas mudanças, apontando os benefícios que elas trazem
- Identifique e incorpore normas e valores que reforçam a mudança
- Incorpore estas novas normas e valores na seleção e contratação de novos talentos, promoção dos colaboradores, etc.
- Crie novos programas de treinamento e desenvolvimento para ajudar os funcionários a desenvolverem habilidades e competências relevantes para as novas mudanças
- Melhore ou elimine processos organizacionais que não se alinham com a nova cultura. Além disso, remova os indivíduos que estão impedindo o progresso.
Pronto para implementar a mudança?
Implementar mudanças em toda a organização não é rápido nem fácil. Requer paciência, preparação e persistência. Um bom enquadramento para o ajudar a manter-se no bom caminho durante esta longa viagem é o modelo de mudança de 8 passos de Kotter. Ao seguir estes 8 passos, você pode assegurar a implementação bem sucedida da mudança dentro da sua organização.
Tem algo a acrescentar? Informe-nos na seção de comentários abaixo.
