De meeste projecten mislukken omdat er geen aandacht wordt besteed aan de belangen en de eisen van de stakeholders.
Hoewel je belangrijkste stakeholders de macht hebben om je project te laten mislukken, moet je een goed plan hebben om hun behoeften vast te stellen en met hen te communiceren en in gesprek te gaan.
Je stakeholder management plan zou een sleutelelement moeten zijn van je project planning inspanningen.
In deze post zullen wij bekijken wat stakeholder management is en de verschillende stappen van het stakeholder management proces.
We hebben ook verschillende visuele hulpmiddelen geïntroduceerd die je tijdens elke fase kunt gebruiken, samen met bewerkbare sjablonen.
Wat is Stakeholder Management?
Een stakeholder is iemand die belang heeft bij of beïnvloed wordt door je project en het resultaat ervan.
Dit kunnen zowel interne als externe entiteiten zijn, zoals de leden van het projectteam, projectsponsors, leidinggevenden, klanten, leveranciers, partners en de overheid.
Stakeholdermanagement is het proces van het beheren van de verwachtingen en de eisen van deze stakeholders.
Het houdt in dat belanghebbenden worden geïdentificeerd en geanalyseerd en dat systematisch wordt gepland met hen te communiceren en met hen in contact te treden.
Proces voor het beheer van belanghebbenden
Hieronder volgen de belangrijkste stappen in het beheer van belanghebbenden. Als je deze stappen doorloopt, kun je effectief inspelen op de eisen van je stakeholders en hen tevreden houden.
Identificatie van belanghebbenden
De eerste stap is het identificeren van de stakeholders van je project. Je kunt beginnen met een lijst te maken van iedereen die bij het project betrokken is.
Je hoeft je nog geen zorgen te maken over het toewijzen van een categorie; noteer gewoon hun naam of hun bedrijf om te specificeren. Stakeholders met wie je rekening moet houden zijn degenen
- null
- Die door je project zullen worden beïnvloed (positief en negatief)
- Die belang hebben bij je project
- Die macht hebben over je project
- Die willen dat je project mislukt
- Die willen dat je project succesvol is
Een mindmap sjabloon zoals dit kan je helpen om ze op een rijtje te zetten.
Zodra je een volledige lijst van stakeholders hebt, is het gemakkelijker om ze in categorieën in te delen. Je kunt ze bijvoorbeeld groeperen als Extern en Intern. Je kunt hiervoor een soortgelijke stakeholderkaart gebruiken als die hierboven.
Stakeholderanalyse
In deze stap evalueer je de stakeholders in termen van de macht en het belang dat zij bij je project hebben. Door ze aldus te categoriseren, kun je beslissen aan welke stakeholders je de meeste en de minste inspanning moet besteden.
Het Macht Interesse Schema
Het Macht Interesse Schema is de meest gebruikte techniek bij stakeholderanalyse. Dit instrument helpt je te bepalen wat je aan je stakeholders zult communiceren en hoe vaak je dat zult doen.
Hoog vermogen/ Hoog belang (volledig engageren)
De stakeholders die je in dit kwadrant plaatst, zijn de hoofdrolspelers. Hoewel je de meeste moeite zult moeten doen om met hen in contact te komen, moet je hen toch te allen tijde op de hoogte houden.
Hoog vermogen/ Laag belang (tevreden houden)
Doe genoeg moeite om deze stakeholders tevreden te houden. Maar overdrijf niet met je communicatie-inspanningen, anders raken ze verveeld.
Laag vermogen/ Hoog belang ( Blijf op de hoogte)
Geef deze mensen voldoende informatie over het project en zorg ervoor dat zij geen problemen hebben met het project.
Laag vermogen/ Laag belang (minimale inspanning)
Houd deze stakeholders en hun belangstelling voor het project in het oog en verschaf hun voldoende informatie zonder hen te overbelasten.
Ui diagram – Stakeholder prioritering
Nu je weet waar elk van je stakeholders staat, kun je een organisatieschema of een ui-diagram zoals hieronder gebruiken om je hen te prioriteren op basis van hun belang voor het project en hun hiërarchie.
SWOT-analyse van de stakeholders
Een ander goed hulpmiddel om het belang van je stakeholders te analyseren en ze te rangschikken op prioriteit is de SWOT-analyse.
Hiermee kun je je stakeholders evalueren op basis van hun sterke en zwakke punten, de bedreigingen die zij vormen voor je project en de kansen die zij kunnen bieden om het project tot een goed einde te brengen.
Planning van stakeholders
Nu je een idee hebt over hoe en hoe vaak je moet communiceren met je stakeholders, is het tijd om een plan op te stellen om de juiste boodschap op tijd bij de juiste stakeholder te krijgen.
Voordat je je communicatieplan gaat opstellen, moet je een profiel van de belanghebbenden bij de hand hebben.
Deze profielen (je moet er een hebben voor elke categorie belanghebbenden) moeten een lijst bevatten van hun behoeften, belangen, doelstellingen, verantwoordelijkheden, machtsniveau en belang, communicatiekanalen, enz.
Vervolgens kun je een communicatieplan ontwikkelen voor elk profiel van de belanghebbenden. Het plan moet informatie bevatten zoals.
- null
- Het soort informatie dat moet worden meegedeeld (de kernboodschap)
- De aanpak van de betrokkenheid
- De communicatiekanalen (bv. e-mails, nieuwsbrieven, videogesprekken, enz.)
- Frequentie van de betrokkenheid en de fase van het project
Betrokkenheid van belanghebbenden
Hier voer je het communicatieplan uit dat je hebt opgesteld.
Terwijl je actief in gesprek bent met de belanghebbenden, moet je hen voortdurend in de gaten houden om na te gaan of zij mogelijk problemen hebben met de ontwikkeling van het project.
Neem de nodige maatregelen om hen aan te pakken en hun voortdurende steun te krijgen.
Zorg er ook voor dat je op basis van het type stakeholder een geschikte engagementsaanpak kiest. Je kunt bijvoorbeeld kostbare benaderingen gebruiken zoals persoonlijke ontmoetingen, uitgebreide raadplegingen enz. met de belanghebbenden die veel macht hebben en veel belang stellen in je project (de hoofdrolspelers).
Reserveer de minder dure methoden, zoals nieuwsbrief en e-mails, voor degenen aan wie je een minimale inspanning moet leveren.
Meet vervolgens de doeltreffendheid van je engagementstrategie en pas de nodige aanpassingen toe om deze zo nodig te verbeteren.
Nog meer tips over het beheer van stakeholders?
Bovenaan je lijst of niet, elke stakeholder in je project moet worden gemanaged en erbij worden betrokken. Hen tevreden houden is de sleutel tot een succesvol project.
In dit bericht hebben we besproken hoe je precies te werk moet gaan bij het identificeren en analyseren van belanghebbenden en hoe je een effectief plan kunt opstellen om met hen in contact te treden.
Raadpleeg ook onze post over het in kaart brengen van een communicatieplan voor klanten om in detail te leren hoe je een succesvol communicatieplan voor je stakeholders opstelt.
