La plupart des projets échouent parce que les intérêts et les exigences des parties prenantes ne sont pas pris en compte. En effet, si vos principales parties prenantes ont le pouvoir de faire échouer votre projet, vous devez disposer d’un plan adéquat pour identifier leurs besoins, communiquer et vous engager avec elles.
Ainsi, votre plan de gestion des parties prenantes doit être un élément clé de vos efforts de planification du projet.
Dans cet article, nous allons examiner ce qu’est la gestion des parties prenantes et les différentes étapes du processus de gestion des parties prenantes.
Nous avons également introduit plusieurs outils visuels que vous pouvez utiliser au cours de chaque phase, ainsi que des modèles modifiables.
Pour commencer, découvrons en premier lieu ce qu’est la gestion des parties prenantes.
Qu’est-ce que la gestion des parties prenantes ?
Une partie prenante est une personne qui a un intérêt ou qui est affectée par votre projet et ses résultats. Il peut s’agir d’entités internes et externes telles que les membres de l’équipe de projet, les sponsors du projet, les dirigeants, les clients, les fournisseurs, les partenaires et le gouvernement.
En effet, la gestion des parties prenantes est le processus qui consiste à gérer les attentes et les exigences de ces dernières. Elle implique d’identifier et d’analyser les parties prenantes et de planifier systématiquement la communication et l’engagement avec elles.
Processus de gestion des parties prenantes
Voici les principales étapes de la gestion des parties prenantes. En suivant ces étapes, vous pourrez répondre efficacement aux exigences de vos parties prenantes et les satisfaire.
Identification des parties prenantes
La première étape consiste à identifier les parties prenantes de votre projet. Vous pouvez commencer par dresser la liste de toutes les personnes concernées par le projet.
Vous n’avez pas encore à vous soucier de leur attribuer une catégorie ; notez simplement leur nom ou leur entreprise à préciser. Les parties prenantes que vous devez prendre en considération sont les suivantes :
- null
- Qui sera affecté (positivement et négativement) par votre projet ?
- Qui a un intérêt dans votre projet ?
- Qui a le pouvoir sur votre projet ?
- Qui veut que votre projet échoue ?
- Qui souhaite la réussite de votre projet ?
Un modèle de carte mentale comme celui-ci peut vous aider à les répertorier.
Une fois que vous avez une liste complète des parties prenantes, il est plus facile de les catégoriser. Par exemple, vous pouvez les regrouper en deux catégories : externe et interne. Pour ce faire, vous pouvez utiliser une carte des parties prenantes similaire à celle présentée ci-dessus.
Analyse des parties prenantes
Dans cette étape, vous évaluerez les parties prenantes en fonction du pouvoir et de l’intérêt qu’elles ont sur votre projet. En les catégorisant ainsi, vous pouvez décider des parties prenantes auxquelles vous devez consacrer le plus et le moins d’efforts.
La grille d’intérêt de puissance
La grille d’intérêt de puissance est la technique la plus largement utilisée dans l’analyse des parties prenantes. Cet outil vous aide à déterminer ce que vous allez communiquer à vos parties prenantes et à quelle fréquence vous allez le faire.
Puissance élevée/Intérêt élevé (engagement total)
Les parties prenantes que vous placez sur ce quadrant sont les acteurs clés. Bien que vous deviez consacrer le plus d’efforts à l’engagement avec eux, vous devez les tenir informés à tout moment.
Puissance élevée/Intérêt faible (rester satisfait)
Faites suffisamment d’efforts pour que ces parties prenantes soient satisfaites. Mais n’abusez pas de vos efforts de communication pour ne pas les ennuyer.
Faible puissance/Intérêt élevé ( restez informer )
Fournissez des informations adéquates sur le projet à ces personnes et assurez-vous qu’elles n’ont pas de problèmes avec le projet.
Faible puissance/ faible intérêt (effort minimum)
Surveillez ces parties prenantes et leur intérêt pour le projet et fournissez-leur des informations adéquates sans les surcharger.
Diagramme en oignon – Hiérarchisation des parties prenantes
Maintenant que vous connaissez la position de chacune de vos parties prenantes, vous pouvez utiliser un organigramme ou un diagramme en oignon comme celui ci-dessous pour les hiérarchiser en fonction de leur importance pour le projet et de leur hiérarchie.
Analyse SWOT des parties prenantes
Un autre excellent outil pour analyser l’importance de vos parties prenantes et les classer par ordre de priorité est l’analyse SWOT.
Grâce à elle, vous pouvez évaluer vos parties prenantes en fonction de leurs forces et de leurs faiblesses, des menaces qu’elles représentent pour votre projet et des opportunités qu’elles peuvent apporter pour mener à bien le projet.
Planification des parties prenantes
Maintenant que vous savez comment et à quelle fréquence vous devez communiquer et vous engager avec vos parties prenantes, il est temps de créer un plan pour transmettre le bon message à la bonne partie prenante en temps voulu.
Avant de vous lancer dans la création de votre plan de communication, vous devez avoir en main un profil des parties prenantes.
Ces profils (vous devez en avoir un pour chaque catégorie de parties prenantes) doivent énumérer leurs besoins, leurs intérêts, leurs objectifs, leurs responsabilités, leur niveau de pouvoir et d’intérêt, les canaux de communication, etc.
Vous pourrez ensuite élaborer un plan de communication pour chaque profil de partie prenante. Le plan doit préciser des informations telles que :
- null
- Le type d’information qui doit être communiqué (le message clé).
- L’approche de l’engagement.
- Les canaux de communication (ex : emails, newsletters, appels vidéo etc.).
- Fréquence d’engagement et phase du projet.
Engagement des parties prenantes
C’est ici que vous exécutez le plan de communication que vous avez créé.
Tout en vous engageant activement auprès des parties prenantes, vous devez les surveiller en permanence afin d’identifier si elles peuvent avoir des problèmes avec le développement du projet. Veillez à prendre les mesures nécessaires pour y remédier afin d’obtenir leur soutien continu.
Par ailleurs, veillez également à sélectionner une approche d’engagement appropriée en fonction du type de partie prenante. Par exemple, vous pouvez utiliser des approches coûteuses comme des réunions en face à face, des consultations approfondies, etc. avec les parties prenantes qui ont un grand pouvoir et un grand intérêt (les acteurs clés) dans votre projet.
De plus, réservez les méthodes les moins coûteuses, telles que la lettre d’information et les courriels, aux personnes pour lesquelles vous devez déployer un minimum d’efforts.
Enfin, mesurez l’efficacité de votre stratégie d’engagement et appliquez les ajustements nécessaires pour l’améliorer si besoin est.
D’autres conseils sur la gestion des parties prenantes ?
Qu’elles figurent ou non en haut de votre liste, toutes les parties prenantes de votre projet doivent être gérées et engagées. Le maintien de leur satisfaction est la clé de la réussite d’un projet.
Dans cet article, nous avons abordé la manière exacte comment identifier et analyser les parties prenantes afin de créer un plan efficace pour s’engager avec elles.
Consultez également notre article sur l’élaboration d’un plan de communication avec les clients pour apprendre en détail comment créer un plan de communication efficace pour vos parties prenantes.
