Dans certains de nos articles précédents, nous avons discuté de ce qui est la modélisation des processus d’affaires et des techniques de modélisation des processus.
Dans ce dernier article de la série, nous allons parler de l’importance de la modélisation des processus métier.
(1) Aligner les opérations sur la nouvelle stratégie commerciale
La mise en œuvre ou la modification d’une stratégie d’entreprise nécessite généralement des changements au niveau des opérations et des personnes qui effectuent le travail. Et par nature, les gens résistent au changement. Ainsi, les processus, les règles et le personnel impliqués dans l’ancienne stratégie peuvent avoir un impact sur la nouvelle stratégie.
La modélisation des processus métier facilite cette tâche en :
- aidant les responsables et les cadres à maintenir la cohérence des processus tout en gardant un œil sur la stratégie globale de l’organisation.
- s’assurant que les tâches et activités opérationnelles réalisées par les membres de l’équipe aident réellement l’organisation à mettre en œuvre sa stratégie. Si les processus et les stratégies ne sont pas alignés, cela conduit généralement à un échec de l’exécution. Car même si les tâches opérationnelles sont effectuées correctement, les objectifs organisationnels globaux ne sont pas atteints.
- Mettant en œuvre la réingénierie des processus d’entreprise (BPR) en comprenant les processus existants et en les modifiant pour améliorer les performances. L’analyse des processus d’entreprise permet d’identifier les goulets d’étranglement et les inefficacités des processus et donc de les améliorer.
- Favorisant l’agilité des processus, c’est-à-dire la capacité de modifier et de communiquer rapidement les processus pour tirer parti des nouvelles possibilités commerciales ou relever les défis commerciaux.
Les modèles de processus métier aident à visualiser les processus pour prendre de meilleures décisions
(2) Améliorer la communication sur les processus
Les entreprises et les équipes qui réussissent se distinguent notamment par le fait qu’elles ont une idée très claire de ce qu’elles sont censées faire, de la manière dont elles sont censées le faire et du rôle exact de chaque membre de l’équipe. Une communication claire des processus opérationnels est essentielle pour faciliter le bon fonctionnement d’une équipe. La modélisation des processus métier permet de documenter et de communiquer les processus métier des organisations. En termes simple, voici ce qu’il faut retenir :
- La modélisation des processus offre un langage unifié et une méthodologie commune pour communiquer les processus et les informations sur les processus et les règles de décision.
- Il est idéal pour la formation de nouveaux collaborateurs et le transfert rapide de connaissances, car grâce à un processus soigneusement documenté, tout nouveau membre de l’équipe peut être très rapidement formé à ce qu’il doit faire dans toute situation à laquelle il peut être confronté.
- Minimise le danger potentiel de la perte de personnel entraînant la perte de la connaissance des processus d’affaires.
- Il aide les chefs d’entreprise à communiquer leurs idées rapidement et clairement.
- Lance l’initiative de documentation des processus organisationnels.
- Transforme l’expérience de l’équipe en processus documentés.
(3) Augmenter le contrôle et la cohérence
Les organisations et les entreprises qui réussissent sont celles qui veillent à ce que leurs processus et règles de fonctionnement soient bien conçus et appliqués de la même manière à chaque fois. Ce contrôle et cette cohérence des processus sont la clé du succès de toute organisation sérieuse. La modélisation des processus métier rend cela possible en aidant à :
- Formaliser les processus existants qui peuvent ne pas être bien documentés ou qui ont évolué au fil du temps en “connaissances informelles”.
- Exécuter un processus de manière cohérente, car au lieu de compter sur les gens pour se souvenir de faire ce qu’il faut, le processus documenté peut être remis aux utilisateurs.
- Prendre de meilleures décisions en éliminant les approximations, car les utilisateurs ont sous les yeux les règles de gestion documentées.
- Traiter les exceptions plus rapidement et de manière plus efficace.
- Assurer la conformité réglementaire en veillant à ce que les processus documentés respectent les directives de l’entreprise et les réglementations légales.
- Mettre des hommes d’affaires aux commandes.
- Soutenir les initiatives de conformité telles que Six Sigma, ISO 9000.
(4) Améliorer l’efficacité opérationnelle
Dans l’environnement commercial actuel, chaque entreprise et chaque responsable veut s’assurer qu’il obtient les meilleurs résultats possibles avec les ressources dont il dispose. Il n’y a pas de place pour les inefficacités et les gaspillages.
En effet, les étapes de simulation et d’analyse des processus de la modélisation des processus d’entreprise sont des outils essentiels pour les gestionnaires et les analystes afin de s’assurer que leurs processus sont optimisés et fonctionnent correctement.
La simulation de processus permet d’analyser et de comprendre les flux de processus et aide les gestionnaires à savoir s’il est possible d’optimiser et d’améliorer l’efficacité. En dehors de cela, voici ce qu’elle permet :
- Elle permet de repérer les améliorations nécessaires et de réduire la durée du cycle du processus.
- Augmente la productivité des ressources et du personnel existants et permet ainsi à l’équipe de faire plus avec moins de ressource.
- Elle facilite l’expérimentation sans risque et encourage l’échange d’idées d’amélioration des processus.
- La simulation de processus permet de modéliser la conception des processus avant de les mettre en œuvre, ce qui permet de minimiser les perturbations.
- Elle encourage un état d’esprit d’optimisation continue des processus critiques pour améliorer progressivement l’efficacité opérationnelle.
- L’analyse des processus permet une meilleure utilisation des ressources.
(5) Obtenir un avantage concurrentiel
Tous les avantages mentionnés ci-dessus conduisent à un avantage concurrentiel significatif pour une organisation qui a investi du temps et des efforts pour documenter, simuler et améliorer ses processus d’affaires. Les études menées sur de nombreuses entreprises ayant connu un succès fulgurant ont souvent montré qu’elles n’ont pas réussi uniquement grâce à de meilleures idées ou à de meilleurs modèles commerciaux. Mais aussi parce qu’ils ont constamment affiné et amélioré leurs processus grâce à la modélisation des processus d’entreprise.
En effet, une légère amélioration d’une activité ici et d’une autre là conduit à un meilleur processus global. Et ces petits raffinements aident les organisations à fonctionner efficacement et à prendre l’avantage sur leurs concurrents. Les points ci-dessus soulignent l’importance de la modélisation des processus métier pour une organisation.
Nous voila a la fin de la série d’articles que nous avons partagés sur la modélisation des processus d’affaires. Nous espérons sincèrement qu’elle contribuera à améliorer vos connaissances sur le BPM et que vous mettrez en pratique les connaissances acquises. De plus, nous disposons des modèles de modélisation des processus conçus par des professionnels qui vous permettront de démarrer rapidement.
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