La mayoría de los proyectos fracasan porque no se presta ninguna atención a los intereses y requisitos de las partes interesadas.
Aunque sus principales interesados tienen el poder de hacer fracasar el proyecto, debe tener un plan adecuado para identificar sus necesidades y comunicarse y comprometerse con ellos.
El plan de gestión de las partes interesadas debe ser un elemento clave de la planificación del proyecto.
En este post analizaremos qué es la gestión de las partes interesadas y sus diferentes pasos en el proceso.
También hemos introducido varias herramientas visuales que puede utilizar durante cada fase junto con plantillas editables.
¿Qué es la gestión de las partes interesadas?
Una parte interesada es alguien que tiene un interés o se ve afectado por su proyecto y su resultado.
Esto puede incluir entidades tanto internas como externas, como los miembros del equipo del proyecto, patrocinadores del proyecto, ejecutivos, clientes, proveedores, socios y gobierno.
La gestión de las partes interesadas es el proceso de gestión de las expectativas y los requisitos de estas partes.
Implica identificar y analizar a las partes interesadas y planificar sistemáticamente la comunicación y el compromiso con ellas.
Proceso de gestión de las partes interesadas
A continuación se detallan los pasos clave en la gestión de las partes interesadas. El seguimiento de estos pasos le ayudará a abordar eficazmente los requisitos de sus interlocutores y a mantenerlos satisfechos.
Identificación de las partes interesadas
El primer paso es identificar a las partes interesadas de su proyecto. Puede empezar por hacer una lista de todas las personas afectadas por el proyecto.
No tiene que preocuparse de asignarles una categoría todavía; simplemente anote su nombre o su empresa para especificarlo. Las partes interesadas que debe tener en cuenta son las siguientes
- null
- A quién afectará (positiva y negativamente) su proyecto
- Quién tiene interés en su proyecto
- Quién tiene poder sobre su proyecto
- ¿Quién quiere que su proyecto fracase?
- Quién quiere que su proyecto tenga éxito
Una plantilla de mapa mental como ésta puede ayudarte a enumerarlas.
Una vez que se tiene una lista completa de las partes interesadas, es más fácil clasificarlas. Por ejemplo, puede agruparlas como externas e internas. Para ello, puede utilizar un mapa de partes interesadas similar al anterior.
Análisis de las partes interesadas
En este paso evaluará a las partes interesadas en términos de poder e interés que tienen sobre su proyecto. Al clasificarlos así, puede decidir a qué partes interesadas debe dedicar más y menos esfuerzo.
La red de intereses de poder
La red de intereses de poder es la técnica más utilizada en el análisis de las partes interesadas. Esta herramienta le ayuda a determinar qué comunicará a sus interesados y con qué frecuencia lo hará.
Alta potencia/alto interés (compromiso total)
Las partes interesadas que se sitúan en este cuadrante son los actores clave. Aunque tendrá que dedicar el mayor esfuerzo a comprometerse con ellos, debe mantenerlos informados en todo momento.
Alta potencia / Bajo interés (Manténgase satisfecho)
Esfuércese lo suficiente para mantener satisfechas a estas partes interesadas. Pero no exageres con tus esfuerzos de comunicación para no aburrirles.
Baja potencia/ Alto interés ( Manténgase informado)
Proporcione información adecuada sobre el proyecto a estas personas y asegúrese de que no tienen ningún problema con el proyecto.
Bajo consumo/bajo interés (mínimo esfuerzo)
Vigile a estas partes interesadas y su interés en el proyecto y proporcióneles información adecuada sin sobrecargarlas.
Diagrama de la cebolla – Priorización de las partes interesadas
Ahora que sabes en qué posición se encuentra cada una de las partes interesadas, puedes utilizar un organigrama o un diagrama de cebolla como el que se muestra a continuación para priorizarlas en función de su importancia para el proyecto y su jerarquía.
Análisis FODA de las partes interesadas
Otra gran herramienta para analizar la importancia de tus grupos de interés y priorizarlos es el análisis FODA.
Con ella puede evaluar a sus interesados en función de los puntos fuertes y débiles, de las amenazas que suponen para su proyecto y de las oportunidades que pueden aportar para completarlo con éxito.
Planificación de las partes interesadas
Ahora que tiene una idea de cómo y con qué frecuencia debe comunicarse y comprometerse con las partes interesadas, es el momento de crear un plan para transmitir el mensaje adecuado a la parte interesada correcta en el momento oportuno.
Antes de empezar a crear su plan de comunicación, debe tener a mano un perfil de las partes interesadas.
Estos perfiles (debe tener uno para cada categoría de partes interesadas) deben enumerar sus necesidades, intereses, objetivos, responsabilidades, nivel de poder e interés, canales de comunicación, etc.
A continuación, puede desarrollar un plan de comunicación para cada perfil de interesado. El plan debe especificar información como
- null
- El tipo de información que debe comunicarse (el mensaje clave)
- El enfoque del compromiso
- Los canales de comunicación (por ejemplo: correos electrónicos, boletines, videollamadas, etc.)
- Frecuencia del compromiso y fase del proyecto
Compromiso de las partes interesadas
Aquí es donde se ejecuta el plan de comunicación que se ha creado.
Al mismo tiempo que se compromete activamente con las partes interesadas, debe supervisarlas constantemente para identificar si pueden tener problemas con el desarrollo del proyecto.
Tome las medidas necesarias para abordarlas con el fin de obtener su apoyo continuo.
También hay que tener cuidado de seleccionar un enfoque de compromiso adecuado en función del tipo de parte interesada. Por ejemplo, puede utilizar enfoques costosos, como reuniones cara a cara, consultas exhaustivas, etc., con las partes interesadas que tienen mucho poder y mucho interés (los actores clave) en su proyecto.
Reserve los métodos menos costosos, como el boletín de noticias y los correos electrónicos, para aquellos a los que debe dedicar el mínimo esfuerzo.
A continuación, mida la eficacia de su estrategia de compromiso y aplique los ajustes necesarios para mejorarla si es necesario.
¿Más consejos sobre la gestión de las partes interesadas?
Esté o no en la lista, hay que gestionar y comprometerse con todas las partes interesadas en el proyecto. Mantenerlos satisfechos es la clave del éxito del proyecto.
En este artículo hemos tratado cómo debe identificar y analizar exactamente a las partes interesadas y crear un plan eficaz para relacionarse con ellas.
ConsultE también nuestro post sobre la elaboración de un plan de comunicación con el cliente para conocer en detalle cómo crear un plan de comunicación exitoso para sus grupos de interés.
