Das Ziel jeder Organisation ist es, auf effiziente Weise ihr höchstes Leistungsniveau zu erreichen. Wenn Sie über die notwendigen Instrumente und Techniken verfügen, um Leistungsprobleme zu erkennen, die Ursachen zu isolieren, Prozesse zu verbessern und die richtigen Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeiterleistung zu ergreifen, kann dies auf kostengünstige Weise geschehen.
Darauf zielen wir in diesem Beitrag ab, indem wir versuchen, Ihnen verschiedene visuelle Techniken vorzustellen, die zur Verbesserung der Unternehmensleistung eingesetzt werden können.
Problemlösungs-Tools
Die Lösung von Problemen in einem Unternehmen erfordert mehr Zeit als in jeder anderen Situation. Von der Problemfindung über die Umsetzung der Lösung bis hin zur Überwachung des Ergebnisses benötigen Sie möglicherweise einen systematischen Ansatz. Die folgenden visuellen Techniken werden Ihnen helfen, diesen Prozess zu vereinfachen.
Beziehungsdiagramme
Was ist das?
Ein Beziehungsdiagramm veranschaulicht die Ursache-Wirkungs-Beziehungen, die innerhalb einer Reihe von Problemen bestehen. Wenn Sie versuchen, die kausale Beziehung hinter einem Problem herauszufinden, könnte dieses Tool Ihnen helfen.
Wie man es macht
Schritt 1: Der erste Schritt besteht darin, das Problem zu identifizieren, das den Fortschritt Ihrer Organisation, Ihrer Prozesse usw. bremst. Das Problem sollte am Anfang des Diagramms stehen; um es hervorzuheben, können Sie es in einer anderen Farbe oder in größerer Größe darstellen.
Schritt 2: Machen Sie ein Brainstorming über die Gründe, die Ihrer Meinung nach für das Problem verantwortlich sein könnten, das Sie zuvor identifiziert haben.
Schritt 3: Analysieren Sie die von Ihnen ermittelten Ursachen und ermitteln Sie die Ursache-Wirkungs-Beziehung zwischen ihnen. Verbinden Sie Ursachen und Wirkungen mit Pfeilen. Wenn der Einfluss der Ursache auf die Wirkung stärker ist, heben Sie ihn hervor, indem Sie den Pfeil dunkler machen. Und wenn die Beziehung schwächer ist, können Sie sie mit einer gestrichelten Linie darstellen.
Schritt 4: Als Nächstes muss analysiert werden, was die Ursachen sind. Wenn von einer bestimmten Ursache mehrere Pfeile ausgehen, können Sie davon ausgehen, dass es sich um einen Hauptgrund für Ihr Problem handelt. Und wenn es ein Element gibt, auf das viele Pfeile zeigen, dann ist es ein Schlüsselergebnis. Wenn Sie diese Details kennen, wird es viel einfacher für Sie sein, eine Lösung zu finden.
Analyse der Grundursache
Was ist das?
Die Ursachenanalyse ist ein weiteres Instrument, das zur Ermittlung der Grundursache eines Problems eingesetzt wird. Sie hilft Ihnen, einem Problem auf den Grund zu gehen und dauerhafte Lösungen zu finden.
Wie man es macht
Es gibt eine Reihe von Instrumenten zur Durchführung einer Ursachenanalyse, und zwar
5-W-Methode
Die Analyse der 5 Warums ist relativ einfach zu bewerkstelligen. Sobald Sie Ihr Problem definiert haben, fragen Sie Ihr Team, warum es auftritt. Bringen Sie sie dazu, Gründe zu nennen. Fragen Sie vier weitere Male nach dem Warum, während Sie die Ursache analysieren. Sie können eine Vorlage für ein 5-W-Diagramm wie das unten stehende verwenden, um die Informationen zum schnellen Nachschlagen festzuhalten.
Fishbone-Diagramm (Ishikawa-Diagramm / Ursachen- und Wirkungsdiagramm)
In unserem ultimativen Leitfaden für Fischgrätdiagramme finden Sie alles, was Sie über diesen Diagrammtyp wissen müssen. Sobald Sie bereit sind, können Sie ein Fischgrätdiagramm wie das folgende verwenden, um Ihre Ursachenanalyse durchzuführen.
Affinitätsdiagramme
Was ist das?
Ein Affinitätsdiagramm ist eine Brainstorming-Technik, die dazu dient, eine große Anzahl von Informationen/Daten zu organisieren, indem ähnliche oder verwandte Ideen unter einem Thema gruppiert werden. Und es ist eine großartige Möglichkeit, ein Problem gemeinsam mit einem Team zu untersuchen.
Wie man es macht
Schritt 1: Definieren Sie das Problem, für das Sie eine Lösung finden müssen. Wenn Sie eine klare Problemstellung haben (z. B. wie können wir unsere Projekte beschleunigen), ist es für Ihr Team einfacher, Ideen vorzuschlagen.
Schritt 2: Bringen Sie Ihr Team zum Nachdenken und lassen Sie sich Ideen zur Lösung des Problems einfallen. Sie können ihre eigenen Ideen vorstellen oder miteinander sprechen und ihre Ideen als Gruppe präsentieren.
Schritt 3: Kategorisieren oder gruppieren Sie Ihre Ideen zur einfachen Analyse. Sie können ein Beziehungsdiagramm, ein Fischgrätdiagramm oder die 5-Whys-Analyse verwenden, um die Ursachen für das Problem, das Sie hier analysieren, zu ermitteln.
Tools zur Prozessverbesserung
Wenn es um Kostensenkungen, Serviceverbesserungen, Produktivitätssteigerungen und Qualitätsverbesserungen geht, ist die Prozessverbesserung der Schlüssel. Die folgenden visuellen Hilfsmittel werden Ihnen bei der Durchführung Ihrer Prozessverbesserungsprojekte helfen.
Schildkröten-Diagramme
Was ist das?
Turtle-Diagramme sind ein Qualitätsinstrument, das die Elemente eines Prozesses visualisiert, z. B. die beteiligten Personen, Inputs, Outputs, Ressourcen usw. Es hilft, den Prozess sowohl aus der Sicht des Managements als auch aus der Sicht der Mitarbeiter zu verstehen.
Wie man es macht
So füllen Sie die einzelnen Felder des Schildkrötendiagramms aus:
Inputs – Hier sollten Sie alle Inputs oder Ressourcen wie Dokumente, Informationen und Materialien angeben, die Sie zur Durchführung des Prozesses benötigen.
Outputs – Was ist das Endergebnis Ihres Prozesses? Dazu können das Endprodukt, Dokumente und Aufzeichnungen gehören.
Wer ist beteiligt – In diesem Abschnitt müssen Sie die Prozessverantwortlichen und die zur Durchführung des Prozesses erforderlichen Personalressourcen angeben.
Womit – Hier müssen Sie die nicht-menschlichen Ressourcen auflisten, die für die Durchführung des Prozesses benötigt werden
Prozess / Wie wird es gemacht – Hier fügen Sie Verweise auf Dokumente hinzu, die den Leuten erklären, wie jeder Schritt auszuführen ist
Maßnahmen – Nennen Sie die Leistungsindikatoren, mit deren Hilfe Sie feststellen können, ob der Prozess ein Erfolg oder ein Misserfolg ist
Eine umfassende Liste von Prozessverbesserungstechniken, die Lean- und Six Sigma-Tools umfasst, finden Sie in unserem Leitfaden für Prozessverbesserungsmethoden
Werkzeuge für die strategische Planung
Strategische Planung ist die beste Voraussetzung für einen Wettbewerbsvorteil und eine bessere Unternehmensleistung. Die folgenden strategischen Planungsinstrumente verfolgen einen visuellen Ansatz und helfen dabei, Strategien effektiv zu entwickeln und umzusetzen.
Szenario-Planung
Was ist das?
Die Szenarioplanung ist ein Instrument, mit dem Sie Annahmen über die Zukunft treffen können und darüber, wie sich Ihr organisatorisches Umfeld entsprechend verändern wird. Bei der Szenarioplanung können Sie sich verschiedene Realitäten vorstellen, mit denen Ihr Unternehmen in Zukunft konfrontiert sein könnte. Dies wird Ihnen helfen, Antworten zu finden, um jeder alternativen Realität erfolgreich zu begegnen.
Wie man es macht
Einen ausführlichen Leitfaden für die Durchführung einer Szenarienplanung finden Sie in diesem Artikel.
Schritt 1: Ermitteln Sie die treibenden Kräfte Ihres Unternehmens, wie z. B. die Veränderungen in der Wirtschaft, Technologie usw. Achten Sie auf die internen Veränderungen, die sich auch auf Ihr Unternehmen auswirken können. Berücksichtigen Sie alle Faktoren, einschließlich derer, die sich Ihrer Meinung nach auf das Wachstum Ihres Unternehmens auswirken könnten, und listen Sie sie auf.
Schritt 2: Welche Unwägbarkeiten haben die stärksten Auswirkungen auf Ihr Unternehmen? Wählen Sie zwei Unwägbarkeiten aus, die Ihrer Meinung nach die größten Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben werden.
Schritt 3: Bilden Sie eine Matrix mit den 2 Ungewissheiten als Achse und den Geschäftsfaktoren. Mit Hilfe der Matrix können Sie vier plausible Szenarien entwerfen, die Ihnen helfen, Entscheidungen über die Zukunft Ihres Unternehmens zu treffen.
Schritt 4: Schließlich können Sie und Ihr Team besprechen, wie Sie auf jedes dieser Szenarien reagieren sollten.
SOAR-Analyse
Was ist das?
SOAR steht für Strengths (Stärken), Opportunities (Chancen), Aspirations (Ziele) und Results (Ergebnisse). Es ist ein strategischer Planungsrahmen, der einer Organisation hilft, sich darauf zu konzentrieren, was sie gut macht, was verbessert werden sollte und woran die Interessengruppen am meisten interessiert sind.
Wie man es macht
Schritt 1: Wenn Sie Ihr Team für die Brainstorming-Sitzung zusammenstellen, achten Sie darauf, dass es aus verschiedenen Abteilungen kommt und über unterschiedliche Fähigkeiten und Erfahrungen verfügt, damit Sie eine Reihe von Perspektiven berücksichtigen können.
Schritt 2: Erstellen Sie einen Fragebogen oder einen Leitfaden, auf den Sie sich bei der Befragung der Teilnehmer während der Sitzung beziehen können.
Schritt 3: Versuchen Sie gemeinsam mit dem Team herauszufinden, welche positiven Bedingungen in der Vergangenheit zum Erfolg Ihres Unternehmens beigetragen haben. Ermittlung von Zielen und gewünschten Ergebnissen für eine erfolgreiche Zukunft.
Schritt 4: Ermitteln Sie Bereiche, in denen sich Chancen bieten, und formulieren Sie für jeden Bereich ein Ziel. Legen Sie außerdem Maßnahmen fest, mit denen der Erfolg der Organisation gemessen werden kann.
PESTLE-Analyse
Was ist das?
Die PESTLE-Analyse hilft bei der Identifizierung und Analyse der wichtigsten externen Faktoren oder der Makrokräfte, die eine Organisation beeinflussen. Im Rahmen einer PESTLE-Analyse sollten Sie Veränderungen in jedem der folgenden Bereiche untersuchen und identifizieren.
Politische Faktoren
Die Auswirkungen der Regierung oder der Regierungspolitik auf Ihr Unternehmen oder Ihre Branche.
Wirtschaftliche Faktoren
Wie können sich die Wirtschaft und ihre Entwicklung auf Ihr Unternehmen oder Ihre Branche auswirken? Zu den Details, mit denen Sie sich befassen müssen, gehören Beschäftigungsquoten, Rohstoffkosten, Zinssätze usw.
Soziale Faktoren
Die Untersuchung sozialer Faktoren hilft Ihnen, die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Kunden besser zu verstehen. Zum Beispiel veränderte Einstellungen, kulturelle Veränderungen, Bildungsniveau usw.
Technologische Faktoren
Wie würde sich der technologische Fortschritt auf das Wachstum Ihres Unternehmens und der Branche auswirken?
Rechtliche Faktoren
Sie müssen wissen, in welchen Rechtsgebieten Sie tätig sind. Und halten Sie Ausschau nach Gesetzesänderungen und deren Auswirkungen auf Ihre Geschäftsabläufe.
Umweltfaktoren
In diesem Abschnitt müssen Sie auflisten, wie sich die Veränderungen in der Umwelt wie der Klimawandel, die Umweltverschmutzung usw. auf das Wachstum Ihres Unternehmens auswirken würden.
Weitere Tools für die strategische Marketingplanung finden Sie in unserer ultimativen Liste der Tools für die Marketingstrategieplanung.
Tools zur Verbesserung der Mitarbeiterleistung
Ein Unternehmen kann nur dann vorankommen, wenn es von einem starken Team von Mitarbeitern unterstützt wird, die gute Arbeit leisten. Hier finden Sie einige Instrumente, mit denen Sie Ihr Team entwickeln und Ihre Mitarbeiter betreuen und coachen können, um ihre Produktivität und Leistung zu steigern.
9-Box-Modell
Was ist das?
Das 9-Box-Modell ist ein hervorragendes Instrument für die Nachfolgeplanung und -entwicklung. Der Grundgedanke hinter der Matrix ist, dass das Unternehmen durch die Ermittlung der Einordnung aller Mitarbeiter in das Raster verstehen kann, wo jeder Mitarbeiter hingehört und wie er bei zukünftigen organisatorischen Veränderungen positioniert werden sollte.
Die X-Achse des Rasters zeigt die aktuelle Gesamtleistung und die Y-Achse das Potenzial der Mitarbeiter.
Wie man es benutzt
Schritt 1: Beginnen Sie mit der Festlegung der Kriterien und Standards für jedes Feld. Wenn Sie dies geklärt haben, ist es einfacher, jeden Mitarbeiter zu kategorisieren.
Schritt 2: Legen Sie jeden Mitarbeiter in sein jeweiliges Feld. Um Ihnen bei der Übung zu helfen, nehmen Sie die Profile Ihrer Mitarbeiter mit.
Schritt 3: Planen Sie gemeinsam und in regelmäßigen Abständen die Entwicklung Ihres Mitarbeiters. So können Sie sehen, wie sie sich entwickelt haben und welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, um Ihr Team weiter auszubauen.
GROW-Modell
Was ist das?
Das GROW-Modell ist ein hilfreiches Instrument zur Strukturierung Ihrer Mitarbeiter-Coaching- oder Mentoring-Sitzungen. Sie hilft einer Person zu klären, was sie erreichen will und wie sie es erreichen wird.
Wie man es benutzt
Schritt 1: (Ziel) Der erste Schritt besteht darin, das Ziel zu definieren, das Sie am Ende der Coaching-Sitzung erreichen wollen. Bei den Zielen kann es sich um Vorgaben, Leistungsergebnisse usw. handeln. Bei der Festlegung von Zielen ist es wichtig, sich an die SMART-Kriterien zu halten.
Schritt 2: (Realität) Der nächste Schritt besteht darin, den aktuellen Zustand des Auszubildenden zu analysieren und sich ein Bild davon zu machen, in welchem Zustand er sich befindet. Der Coach kann seinem Mitarbeiter helfen, eine Selbsteinschätzung mit einer persönlichen SWOT-Analyse vorzunehmen und seine Stärken, Schwächen sowie Bedrohungen und Chancen zu ermitteln. Am Ende dieses Schrittes sollten die Hindernisse aufgelistet werden.
Schritt 3: (Optionen) Welche Lösungen gibt es, um die Hindernisse zu überwinden, die Sie zuvor identifiziert haben? Machen Sie gemeinsam mit dem Auszubildenden ein Brainstorming über alle Möglichkeiten.
Schritt 4: (Umsetzung) In diesem Schritt wird eine der Lösungen ausgewählt und ein Aktionsplan skizziert. Die Aufgabe des Coaches besteht von nun an darin, seinen Mitarbeiter zu motivieren, den Plan durchzuziehen, bis das Ziel erreicht ist.
Welche Techniken setzen Sie ein, um die Unternehmensleistung zu verbessern?
In diesem Leitfaden haben wir einen anderen Ansatz gewählt – einen visuellen -, um die Unternehmensleistung zu verbessern, und wir hoffen, dass er Ihnen hilft, die Effektivität Ihrer Organisation und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern.
Vergessen Sie nicht, den Leitfaden an Ihre Kollegen weiterzugeben, und teilen Sie uns Ihre Meinung dazu im Kommentarfeld unten mit.
