Der einfache Leitfaden für Techniken zur Prozessverbesserung | Lean und Six Sigma im Vergleich

“Eine Faustregel besagt, dass ein miserabler Prozess zehnmal so viele Stunden in Anspruch nimmt, wie die Arbeit selbst erfordert.” -Bill Gates

Der erste Schritt zur Rationalisierung Ihrer Arbeitsabläufe besteht darin, herauszufinden, was sie verlangsamt. Es gibt viele Methoden zur Prozessverbesserung, um Engpässe und Ineffizienzen in Ihren Prozessen zu ermitteln. Dieser Leitfaden gibt einen kurzen Überblick über die einzelnen Prozessverbesserungstechniken. In dieser Serie werden wir uns anschließend mit jedem einzelnen Thema eingehend befassen. Hier finden Sie eine Liste der wirksamsten, die Sie leicht nutzen können. Scrollen Sie nach unten, um mehr zu erfahren, Lean Tools

• 5S
• Wertstrom-Mapping
• Kaizen (PDCA-Zyklus)
• Rahmen für schlanken Kaffee

Six Sigma-Werkzeuge

• DMAIC
• DMADV
• Analyse von Ursache und Wirkung
• SIPOC Analysis
• Prozesslandkarten / Prozessflussdiagramme

Andere

• BPMN-Prozesskarten

Schlanke Werkzeuge

Lean-Tools werden eingesetzt, um verschwenderische Prozessschritte oder Aktivitäten, die keinen Mehrwert schaffen, zu eliminieren. Die 8 Arten von Verschwendung, die Sie mit den folgenden Lean-Tools beseitigen können, sind

• Defekte
• Überproduktion
• Warten
• Nicht genutzte Talente
• Transport
• Bestandsaufnahme
• Antrag
• Außerbetriebliche Verarbeitung

Wenn Sie diese verschwenderischen Schritte in Ihren Prozessen beseitigen, können Sie die Produktqualität verbessern, die Durchlaufzeit verkürzen und die Gesamtkosten senken. Hier sind 3 Lean-Tools, die Sie zur Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse einsetzen können.

5S

Eine organisierte Büroumgebung ist für effiziente Prozesse unerlässlich. Mit der 5S-Methodik können Sie eine saubere, sichere und produktive Umgebung für Ihr Team schaffen. Im Allgemeinen verwendet in:

Alle Arten von Branchen, von der verarbeitenden Industrie bis zu kleinen Unternehmen

Nützlich für:

• förderung der Sicherheit
• senkung der Kosten
• steigerung der Prozess-/Teameffizienz
• verdrängung von Abfällen aus den Fertigungsprozessen

Dokumentation:

• Fotografien (von Arbeitsplätzen vor und nach der Einführung von 5S)
• Dokumente für Teamaktivitäten oder Checklisten
• Bewertungsbögen zur Überprüfung des Status der ersten 3 Schritte
• Liste der Richtlinien für die Ordnung und Sauberkeit im Büro

Benutzerfreundlichkeit:

Da sie keine technische Analyse erfordert, kann sie von allen Arbeitnehmern genutzt werden

Wie zu verwenden:

Hier sind die Schritte, die Sie bei der Einführung von 5S befolgen müssen

Wertstrom-Mapping

Eine Wertstromkarte ist eine grafische Darstellung des Material- und Informationsflusses, der erforderlich ist, um Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zum Kunden zu bringen. Im Allgemeinen verwendet in:

Verarbeitendes Gewerbe

Nützlich für:

• Identifizierung von Verschwendung innerhalb und zwischen Prozessen
• Einsicht in die Entscheidungsfindung und die Prozessabläufe
• Identifizierung und Priorisierung verbesserungswürdiger Bereiche
• Festlegung messbarer Ziele für Verbesserungsaufgaben

Dokumentation:

• Karte des aktuellen Zustands, die zeigt, wie Sie Ihre Kunden gegenwärtig bedienen
• Karte des zukünftigen Zustands, die zeigt, wie der Prozess nach den Änderungen aussehen wird

Benutzerfreundlichkeit:

Der Mapping-Prozess kann bis zu 3 Tage dauern, aber mit dem richtigen Team kann er auch schneller durchgeführt werden.

Wie zu verwenden:

Lesen Sie diese Kurzanleitung zur Wertstromanalyse, um den Einstieg zu finden.

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Kaizen

Kaizen ist eine Technik, die eine ständige Verbesserung aller Funktionen Ihres Unternehmens erfordert. Sie kann mit Hilfe des PDCA-Zyklus umgesetzt werden. Im Allgemeinen verwendet in:

Managementabteilungen, aber auch von Qualitätskontrollkreisen, Abfallanalysatoren und einfachen Arbeitern

Nützlich für:

• Verbesserung der Prozesse, der Qualität der Produkte/Dienstleistungen und der Kundenzufriedenheit
• Verbesserung der Teamproduktivität und der Arbeitszufriedenheit
• Förderung von mehr Sicherheit und schnellerer Lieferung

Dokumentation:

• Berichte über die aktuelle Situation am Arbeitsplatz
• Erhebungen zur Überprüfung der Einstellung des Teams zur Arbeitszufriedenheit
• Kaizen-Strategieplan zur Verbesserung der Teamproduktivität

Benutzerfreundlichkeit:

Es handelt sich um einen kontinuierlichen Prozess, der den aktiven Beitrag des gesamten Unternehmens erfordert

Wie zu verwenden:

Befolgen Sie die nachstehenden Schritte in jeder Phase des Zyklus, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

Six Sigma-Werkzeuge

Six Sigma ist einfach eine intelligentere Art, ein Unternehmen zu führen. Es geht darum, Daten über Prozesse zu sammeln, um zu verstehen, was vor sich geht. Diese Daten werden dann analysiert und interpretiert, um wirksame Wege zur Verbesserung des Prozesses zu finden. Auf diese Weise erhalten Sie

• Erhöhung der Kundenzufriedenheit
• Verkürzung der Zykluszeit
• Defekte vermindern

Sehen wir uns einige Six-Sigma-Tools an, die häufig zur Verbesserung von Prozessen in Unternehmen eingesetzt werden.

DMAIC

DMAIC ist eine 5-Schritte-Methode (ein direkter Abkömmling des Plan-Do-Check-Act-Zyklus), die zur Verbesserung laufender Prozesse eingesetzt wird. Wenn Ihre Produkte/Dienstleistungen oder Geschäftsprozesse die Erwartungen Ihrer Kunden nicht erfüllen oder nicht gut funktionieren, kann DMAIC Ihnen helfen, die Gründe dafür herauszufinden und langfristige Lösungen für das Problem zu finden. Im Allgemeinen verwendet in:

Alle Arten von Branchen, insbesondere von Projektteams

Nützlich für:

• Verbesserung von Prozessen oder Produkten
• Lösungen für Probleme in Prozessen finden
• Kosten- und Zeitersparnis

Dokumentation:

• Projekt-Charta
• Prozesslandkarte mit Prozessinputs und -outputs
• Daten über die Leistung des Projekts
• Dokumentation der neuen Lösung

Benutzerfreundlichkeit:

Sie kann innerhalb eines Monats oder über ein Jahr hinweg eingeführt werden

Wie zu verwenden:

Nachfolgend finden Sie die Schritte, die Sie zur Umsetzung der DMAIC-Methode unternehmen sollten.

DMADV

DMADV, auch bekannt als Design for Six Sigma (DFSS), wird verwendet, um neue Prozesse auf Six Sigma-Qualitätsniveau zu erstellen. Wenn Ihre bestehenden Prozesse auch nach einer Optimierung nicht den geforderten Qualitätsstandards entsprechen, ist es an der Zeit, ein DMADV durchzuführen, um eine evolutionäre Veränderung herbeizuführen. Oder mit anderen Worten: ein neues und besseres Verfahren schaffen. Im Allgemeinen verwendet in:

Alle Arten von Industrien, insbesondere im verarbeitenden Gewerbe

Nützlich für:

• Entwicklung eines neuen Verfahrens/Produkts
• Verringerung der Fehler in einer Produktlinie
• Verbesserung der Kundenzufriedenheit
• Steigende Gewinne

Dokumentation:

• Informationen über historische Prozess-/Produktdaten
• Kundenfeedback/ Bewertungen

Benutzerfreundlichkeit:

Diese Methode kann über mehrere Monate oder sogar Jahre hinweg angewandt werden

Wie zu verwenden:

Folgen Sie diesen Schritten, um DMADV zu implementieren

Analyse von Ursache und Wirkung

Es ist auch als Fishbone-Diagramm oder Ishikawa-Diagramm bekannt. Es handelt sich um eine Technik, mit der die Ursachen eines bestimmten Problems oder Effekts visuell dargestellt werden können. Im Allgemeinen verwendet in:

Alle Arten von Industrien

Nützlich für:

• Identifizieren und Analysieren aller möglichen Ursachen für ein Problem/eine Auswirkung
• Moderation von Brainstorming-Sitzungen zur Problemlösung im Team

Dokumentation:

Dokumente zu Informationen, die mit den zu analysierenden Themen in Zusammenhang stehen

Benutzerfreundlichkeit:

Kann einem Team helfen, die Ursachen eines Problems in einer einzigen Brainstorming-Sitzung zu identifizieren und zu analysieren

Wie zu verwenden:

Hier ist der ultimative Leitfaden für Fischgrätdiagramme, der Ihnen den Einstieg erleichtert.

Hier finden Sie weitere kostenlose Vorlagen für Fischgrätdiagramme, die Sie schnell online bearbeiten können.

SIPOC-Analyse

Die SIPOC-Analyse ist eine Technik, die dabei hilft, Daten über Personen und Dinge zu organisieren, die an Ihren Geschäftsprozessen beteiligt sind. Im Allgemeinen verwendet in:

Verarbeitendes Gewerbe

Nützlich für:

• Identifizierung aller relevanten Elemente, die für ein Prozessverbesserungsprojekt benötigt werden
• Definition komplexer Projekte, die nicht richtig eingeteilt sind
• Verstehen des Prozesses während der Definitionsphase von DMAIC

Dokumentation:

In der SIPOC-Analyse werden Sie die Daten unter jeder der folgenden Kategorien auflisten und benötigen daher Informationen zu diesen Kategorien.

• Lieferant: die Personen, Abteilungen, Organisationen usw., die Ihnen den für die Durchführung eines Prozesses erforderlichen Input liefern
• Input: Rohmaterial, Ausrüstung, Formulare oder Informationen und sogar Menschen, die zur Durchführung eines Prozesses benötigt werden
• Prozess: eine Grafik der Prozessschritte
• Output: eine Liste von Dingen, die der Prozess für den internen und externen Kunden bereitstellt
• Kunde: eine Liste der internen und externen Kunden, die Ihre Ergebnisse erhalten werden

Benutzerfreundlichkeit:

Die 5 Spalten werden während einer Brainstorming-Sitzung ausgefüllt. Solange die relevanten Informationen vom Team zur Verfügung gestellt werden, kann das Diagramm schnell ausgefüllt und analysiert werden.

Wie zu verwenden:

Versammeln Sie Ihr Team und tragen Sie die oben genannten Informationen in ein Diagramm/eine Tabelle wie die folgende ein.

Prozess-Karten

Prozesslandkarten stellen jeden Schritt eines Prozesses grafisch dar. Und sie sind ein wesentlicher Bestandteil der Prozessdokumentation. Im Allgemeinen verwendet in:

Alle Arten von Branchen, von der Herstellung bis zum Marketing

Nützlich für:

• Verstehen, wie Prozesse funktionieren
• Identifizierung von Prozessbereichen, die geändert werden müssen

Dokumentation:

• Verfügbare Informationen über den Prozess, der abgebildet werden soll
• Stellenbeschreibungen und Zuständigkeiten der am Prozess beteiligten Personen

Benutzerfreundlichkeit:

Um einen Prozess abzubilden, braucht man die Beteiligung der Betroffenen. Sie an einem Ort zu sammeln, den Prozess abzubilden und zu analysieren, kann sich über mehrere Tage hinziehen, vor allem, wenn es sich um einen komplizierten Prozess handelt.

Wie zu verwenden:

Versammeln Sie Ihr Team, machen Sie ein Brainstorming zu den Prozessschritten, legen Sie die Prozessgrenzen fest, bringen Sie die Schritte in eine Reihenfolge, zeichnen Sie die Prozesskarte und überprüfen Sie, ob die Karte korrekt ist.

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BPMN-Prozesskarten

Eine Business Process Modeling Notation Map ist die standardisierte Methode zur Erstellung visueller Modelle Ihrer Geschäftsprozesse. Im Allgemeinen verwendet in:

Alle Arten von Branchen, insbesondere von Wirtschaftsanalytikern

Nützlich für:

• Aufschlüsselung von Geschäftsprozessen zur einfachen Analyse
• Identifizierung von Fehlern in Prozessen
• Gestaltung völlig neuer Prozesse
• Stakeholdern helfen zu verstehen, wie das Unternehmen geführt wird

Dokumentation:

Informationen über die Inputs, Outputs usw. des Geschäftsprozesses

Benutzerfreundlichkeit:

Wenn Sie mit den BPMN-Standards vertraut sind, können Sie das Diagramm innerhalb eines Tages zeichnen, sofern Sie eine klare Vorstellung davon haben, wie der Prozess abläuft.

Hier finden Sie weitere kostenlose BPMN-Vorlagen, die Sie online bearbeiten können.

Möchten Sie die Liste der Methoden zur Geschäftsprozessverbesserung erweitern?

Wir haben eine Reihe praktischer Methoden zur Verbesserung von Geschäftsprozessen vorgestellt, mit denen Sie Ihre Arbeitsabläufe rationalisieren und die Produktivität Ihres Teams steigern können. Nutzen Sie sie und teilen Sie uns mit, wie sie Ihnen geholfen haben, Ihre Ziele zu erreichen. Welche anderen Methoden der Prozessverbesserung wenden Sie an? In unserem nächsten Leitfaden gehen wir näher auf die Prozessabbildung ein, eine wichtige Technik zur Verbesserung von Geschäftsprozessen, die Ihnen hilft, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken.